第8章 系统管理

企业组织经常会有权限设定等特定的使用需求，可以通过DataFocus系统中的系统设置相关功能进行个性化配置，，例如通过组织架构和权限管理为不同的用户分配资源；通过全局配置和定时任务设定系统与外部平台的通讯方式；通过搜索配置和自定义公式让系统理解企业的背景知识；通过主题设置和首页推荐定制个性化的样式和引导等。

8.1 组织架构

8.1.1 角色

DataFocus系统中，角色可以分为两大类，包括系统角色和自定义角色。系统角色为默认预设，包括系统管理员、部门管理员、资源管理员、开发者、创建者和日志管理者6大类；自定义角色可由admin（超级管理员）用户或者拥有系统管理员角色的用户创建。相关角色权限如图8-1所示。

图8-1 系统角色

其中系统角色用于系统功能的权限分配，不允许修改；自定义角色则用于资源（数据表、历史问答、数据看板）的打包分配。对于未分配任意角色的用户，登陆DataFocus后只能看到公开资源，无法新增资源。

8.1.2 用户列表

环境拥有者（admin）和系统管理员可以通过选择“系统管理----组织架构----用户列表”模块进入系统管理的用户列表，在此处可以邀请用户、导出现有的用户、查看所有用户，并且可以按照不同的组织架构查看该组织架构下所属的用户，如图8-2。邀请用户的流程与首页邀请的操作一致，详细内容可参考第1章的1.1.3 DataFocus账户创建。

图8-2 查看系统用户列表

对于邀请成功的用户，可以进行以下操作，用户管理按钮入口如图8-3所示：

1. 资源移交
   资源移交可以将某一用户拥有的所有资源转移至另一用户。

2. 用户编辑
   在编辑框中，可以赋予用户相关角色权限，如图8-4。超级管理员（admin）可为该岗位配置任意角色，拥有部门管理员角色的用户可选择自己拥有的角色（除系统角色外）。

3. 用户删除
   在DataFocus中，删除用户后，该用户创建的所有资源都会一并删去。因此如果想要保留其资源，可以进行资源移交。

图8-3 用户管理按钮

图8-4 编辑用户权限

8.1.3 组织架构

DataFocus中的组织架构自上而下，从部门到岗位，从岗位到用户。一个用户可以加入到多个部门岗位中。

超级管理员（admin）可以查看完整的组织架构并进行增删改查；拥有部门管理员角色权限的用户，可以查看自身所在直接部门的组织架构，可为直接部门增删改岗位和用户。

1. 管理部门

部门可以创建树形结构，大部门下创建子部门，子部门下创建小部门，以此类推。
单击“系统管理----组织架构----用户列表”模块，选择“+新增”按钮，会弹出“新增部门”弹窗，在弹窗里选择一个父部门名，若需要新增一个父部门，则可以将父部门名选为“所有部门”然后在子部门名中输入“行政部”，如图8-5所示。单击“确定”按钮，该新增部门就会显示在列表中。

图8-5 新增部门

鼠标选中某个部门，右侧则显示所属当前部门的用户信息，再单击“+新增”按钮，一样会弹出“新增部门”的弹窗，但在其父部门名的选择框中会自动为用户选定当前部门，即为当前部门增加子部门，如图8-6。第二种方式，也可以将鼠标移至部门名，点击右侧的三表标识，可以对该部门进行“新增子部门”、“新增岗位”、“修改”、“删除”的操作，如图8-7。以此类推，可以在子部门下再增加新部门。

图8-6 为当前部门新增子部门

图8-7 管理当前部门

2. 管理岗位

在DataFocus中，角色的赋予除了单个用户，还可利用岗位设置进行批量赋予。

选择一个部门，将鼠标移至部门名，点击右侧的三表标识，点击“新增岗位”，会弹出“新增岗位”弹窗，在此输入岗位名后可进行角色选择，其中超级管理员（admin）可为该岗位配置任意角色，拥有部门管理员角色的用户可选择自己拥有的角色（除系统角色外）。为岗位配置完角色后，该岗位下所有用户即拥有该角色的权限，并在右侧的详细信息中加上对应的组织架构，如图8-8。

图8-8 新增岗位

在左侧的组织架构处选择一个岗位，在右侧用户一栏可以查看该岗位下所有用户。点击“+导入本地用户”，即可选择本地用户导入到当前岗位，如图8-9。在选中岗位的情况下，勾选用户，可以将用户移出该岗位，如图 8-10。

图8-9 添加本地用户

图8-10 用户移出岗位

8.2 权限管理

在DataFocus系统中资源权限是依附于自定义角色的，所以通过为角色配置资源，将自定义的角色分配给不同的用户/岗位，即可实现将打包资源分配到具体用户/岗位。只有超级管理员（admin）和拥有资源管理员角色权限的用户可以配置资源。

进入“系统管理----权限管理”页面，在自定义角色列表中选择一个角色，页面右侧显示所有资源列表，包括数据表、数据源、数据集、历史问答、数据看板、数据应用和项目七大类，如图8-11。

图8-11 权限管理--重新配图

8.2.1 为角色配置资源-数据表类

数据表的权限配置可以分为：使用、编辑和导出。使用即为用户可以用这个表进行数据搜索；编辑则为用户可以修改数据表的信息，包括改列名、聚合方式、列类型、同义词等；导出即为将该数据表导出为csv文件。

1. 列权限

选择要配置的数据表，勾选相应的“使用”单选框后会显示“权限”按钮，点击“权限”按钮，在弹出框中选择“列权限”，可自由勾选相关列，点击“确定”，完成列权限设置即该角色只能看到这个数据表中框选的数据信息。如图8-12，表示“学生”中配置了数据表《教材_问诊记录》，但不包括该表中的“性别”、“就诊ID”字段。

图8-12 数据表列权限设置

2. 行权限

选择要配置的数据表，勾选相应的“使用”单选框后会显示“权限”按钮，点击“权限”按钮，在弹出框中选择“行权限”，可配置行筛选条件（其中文本列可以添加‘contains’、 ‘not contains’、‘=’、‘!=’、‘equals’条件筛选，，数值列和日期列可以添加‘>’、‘<’、‘<=’、‘>=’、‘=’、‘!=’条件筛选），其中，文本筛选条件可以选择常量，也可以选择环境变量，环境变量一般为当前登录用户名等相关信息，这在设定与个人相关的权限时非常有用，比如设置当前登录用户仅能查看员工工资表中与其个人相关的信息。点击“确定”，完成行权限设置即该角色只能看到这个数据表中筛选条件下的数据信息。如图8-13，表示“学生”中配置了数据表《教材_问诊记录》，但仅展示问诊科室包含为内科的相关数据。

图8-13 数据表行权限设置

数据集是一系列数据表的集合，因此数据集的权限配置方式与数据表类似，勾选相应数据集后，其包含的数据表会一一列出，用户只需要根据上述方法逐个配置数据表权限即可。

8.2.2 为角色配置资源-数据源类

选中某一角色，选择某一数据源，可配置“查看”权限，即该用户是否可以查看这个数据源，如图8-14。

图8-14 设置数据源权限

8.2.3 为角色配置资源-历史问答类

选中某一角色，选择历史问答，可配置“查看”和“编辑”权限，如图8-15。设置“查看”权限即该角色只能查看这个历史问答，无法进行编辑；设置“查看”、“编辑”权限即该角色可以看到这个历史问答，且可以编辑该历史问答。注意分配历史问答时，需要将制作该历史问答的数据一并分配，如此用户才可以看到该历史问答的内容，可以通过“配置关联数据表”进行快捷分配，如图8-16。具体的行列权限分配操作可以参考8.2.1 为角色配置资源-数据表类。

图8-15 设置历史问答权限

图8-16 历史问答关联数据表权限

8.2.4 为角色配置资源-数据看板类

选中某一角色，选择要配置的数据看板，可配置“查看”、“编辑”和“导出”权限，如图8-17。设置“查看”权限即该角色只能查看这个数据看板，无法编辑，无法导出为pdf；设置“查看”、“导出”权限即该角色可以看到这个数据看板，且可以导出为pdf，但无法编辑；设置“查看”、“编辑”、“导出”权限即该角色可以看到这个数据看板，且可以编辑，可以导出为pdf。同样需要注意的是，分配数据看板时，需要将制作该数据看板的数据一并分配，如此用户才可以看到该数据看板的内容。

图8-17 设置数据看板权限

8.2.5 为角色配置资源-数据应用类

数据应用的权限配置和数据看板是类似的，可配置的也是“查看”、“编辑”和“导出”三个权限，如图8-18。同样地，需要将制作该数据应用的数据一并分配，如此用户才可以看到该数据看板的内容，点击“配置关联数据表”，弹出“为资源分配数据权限”的弹窗，会展示该数据应用所用到的全部数据表，可进行快捷分配，如图8-19。

图8-18 设置数据应用权限

图8-19 配置关联数据表

8.2.6 为角色配置资源-项目类

选中某一角色，选择要配置的项目，为项目内资源配置权限。在项目总行上勾选查看，会弹出配置数据表、数据源、历史问答、数据看板和数据应用的权限，会自动同步到此项目内对应资源行的配置上；也可以单独为项目内某个资源配置权限，如图8-20。

图8-20 配置项目权限

8.3 全局配置

8.3.1 基础配置

基础配置主要用于配置邮件认证和发送通知邮件的，开启邮件系统配置并正确配置后才可以使用。进行全局配置-基础配置的条件是，用户需要有系统管理员角色的账号登录应用，才可以看到全局配置下的邮件系统配置，其他角色的账号没有权限进行配置。 点击“系统管理----全局配置----基础配置”进入，如图8-21，点击启用邮件系统配置，邮件服务器和邮件主机端口号取决于下方配置的邮件，不同的邮件服务商参数不同，例如163邮件和QQ邮箱是不同的参数；输入发送邮箱和邮件主机用户名，即你想要用来作为系统发件邮箱的；输入邮件主机密码，即上述配置的发送邮箱的登录密码；最后点击启用SSL，保存，即显示“成功配置邮件系统”。

图8-21 全局基础配置

8.3.2 地理位置配置

自定义区域：用于自定义地域范围，包括国家集合、省集合、市集合、区集合、其他区域集合。数据表中字段的列中值包含自定义地域的名称时，先将该字段地域类型设置为对应的地理类型（国家集合、省集合、市集合、区集合、其他区域集合），即可在搜索页面制作自定义地域范围的地图类图形。

国家区域：用于自定义国家信息。当数据表中国家字段的列中值与系统内置的国家信息（名称、位置信息）不同时，可以进行修改；当数据表中国家字段的列中值存在不同于系统内置的国家时，可以自定义添加国家。

1. 增加自定义区域

在DataFocus中有两种增加自定义区域方式。
l 方法一具体操作如下：
（1）点击“增加”按钮，出现“增加自定义区域”弹窗框；
（2）选择地理类型（国家集合、省集合、市集合、区集合、其他区域集合）；
（3）设置自定义地理名，点击“+”按钮，可为此合集定义多个名称；
（4）填入中心点经纬度和集合的最大、最小经纬度；
（5）上传GeoJSON格式面信息文件，点击“确定”，如图8-22，即自定义区域保存成功，会显示在自定义区域列表中。

图8-22 增加自定义区域

l 方法二具体操作如下：
（1）点击“导入GeoJSON”按钮，出现“增加自定义区域”弹窗框；
（2）选择地理类型（国家集合、省集合、市集合、区集合、其他区域集合）；
（3）选择区域合集的GeoJSON文件，点击“确定”，如图8-23，即自定义区域保存成功，会显示在自定义区域列表中。

图8-23 导入GeoJSON文件

2. 修改自定义区域信息

l 修改位置信息
（1）将鼠标移至区域上方，点击“修改位置信息”图标按钮，如图8-24；
（2）弹出“编辑自定义区域”弹窗，可以对地理类型、地理名、中心点经纬度进行修改，如图8-25；
（3）点击“确定”，编辑保存。

图8-24 修改位置信息按钮

图8-25编辑位置信息

l 修改面信息
（1）将鼠标移至区域上方，点击“修改面信息”图标按钮，如图8-26；
（2）弹出“编辑自定义区域”弹窗，可以对最大、最小经纬度和面信息进行修改，如图8-27；
（3）点击“确定”，编辑保存。

图8-26 修改面信息按钮

图8-27 编辑自定义区域

3. 删除自定义区域信息

将鼠标移至区域上方，点击“删除”图标按钮，弹出“删除”弹窗，点击“确定”即删除该自定义区域，如图8-28。

图8-28 删除自定义区域

4. 增加国家区域

在国家列表右侧，点击“增加”按钮，弹出“增加国家”按钮，填写相关信息后（与增加自定义区域类似，这里不进行赘述），点击“确定”，即可增加新的国家，如图8-29。

图8-29 增加国家

5. 编辑国家/省/市/区信息

将鼠标移至国家/省/市/区上方，点击“修改位置信息”图标按钮，弹出“编辑国家/省/市/区”按钮，可以对地理名进行自定义新增和自定义编辑，点击“确定”即编辑保存，如图8-30。

图8-30 编辑国家信息

8.3.3 其他配置

在全局配置的其他配置中，可以对所有历史问答的定时刷新最小时间间隔进行限制，如图8-31。
例如输入“10”，即定时刷新时间间隔不可小于10秒。点击“保存”后，在搜索页面中进行搜索时，设置“定时刷新”图表属性，若设置为8秒，系统会自动跳动为10秒；若设置为大于12秒，则为12秒。

图8-31 其他全局配置

8.4 搜索配置

搜索配置在第4章探索性数据分析里全部介绍过，可以直接跳转4.3.3搜索拓展进行查看。

8.5 定时更新

在系统管理----定时更新界面中，可通过新增定时任务，将一个或多个数据表设定定时更新，如图8-32。

图8-32 新增定时任务

任务名称：可对该定时任务进行命名；
更新对象：选择需要进行定时更新的一个或多个数据表；
开始时间：可以选择配置完成后立即开始执行，或者指定开始时间（年月日/时分秒）；
结束时间：可以选择无限期，或者指定结束时间（年月日/时分秒）；
重复频率可以选择简单重复或者明细频率配置；
简单重复即为从每月的第X天开始，每隔X分钟/小时/天，在xx时xx分xx秒启动自动更新任务。
明细频率配置可以选择每月/每周X日、或者选择具体X月的x时x分启动定时更新，如图8-33。

图8-33 明细频率配置

还可以对已有的定时任务进行配置，例如立即更新一次、最近一次更新详情、编辑和删除，如图8-34。

图8-34 配置定时任务

8.6 定时发送

定时发送技术作为一种高效的信息传递手段，其核心功能可细分为同步消息与定时推送两大模块，这两大模块共同构建了一个灵活且强大的信息自动化传输体系。

同步消息功能通过深度集成企业微信、钉钉、飞书等协作平台，实现了关键业务数据的实时自动化推送，确保信息的即时流通与共享。这一特性在需要实时监控数据波动显得尤为重要。用户只需通过简单的配置操作，即可轻松设定定时发送任务，无论是数据看板的核心指标、数据应用的关键结果，还是历史问答中的宝贵经验，都能以文本或图文的形式，按照预设的时间间隔或特定的触发条件，精准无误地推送至指定的群聊中，极大地提升了信息的传递效率与团队的响应速度。

而定时推送功能，则专注于满足用户在特定时间点或按照固定时间间隔自动推送数据内容的需求。这一功能广泛应用于数据报告的自动生成、业务状态的持续监控以及信息的定时提醒等多个场景。无论是每周销售汇总、月度财务报告，还是季度业务复盘，用户只需绑定两类核心资源——数据看板或历史问答，即可灵活选择PDF或Excel作为输出格式，关键信息将在预设时间点或周期内精准送达至指定用户或群组的邮箱中，实现“一次配置，自动交付”的高效工作流。

8.6.1 机器人管理

在定时发送模块的核心功能中，机器人管理页签扮演着至关重要的角色，它允许用户配置和管理专为同步消息设计的机器人账户。这些机器人账户如同桥梁，能够无缝连接企业微信、钉钉和飞书等主流消息平台，确保信息的即时传递与同步。用户不仅能够轻松创建、编辑这些机器人账户，还能通过测试功能验证其正常运行，从而确保信息同步的准确无误。如图8-35。

图8-35 机器人管理

1. 企业微信群机器人

选择企业微信群机器人页签，点击左上角的“创建机器人”按钮，在弹窗中即可编辑企业微信群机器人账户，如图8-36。

图8-36 编辑企业微信群机器人账户

自定义机器人名称后，输入企业微信群机器人Webhook地址即可完成创建。针对企业微信群机器人Webhook地址，用户可以选择添加新的群机器人，获取该机器人的Webhook地址。首先，打开企业微信，选择一个企业微信内部员工群，点击右上角“…”按钮，然后点击“添加群机器人”添加一个新的机器人，如图8-37。

图8-37 企业微信添加群机器人

添加成功后，此时会生成webhook地址用于推送消息到群，如图8-38。

图8-38 创建机器人成功

当然你也可以添加已有的群机器人：选择一个企业微信内部员工群，查看已有群机器人-查看资料-复制webhook地址，如图8-39。

图8-39 查看资料

粘贴正确的Webhook地址后，在保存前可点击“测试账户”按钮，确认配置无误，如。

图8-40 测试账户

若机器人账号配置无误，则机器人会发送测试消息“test”至企业微信群，如图8-41。确保你的账号配置正确后就可以点击保存，此时在机器人列表中可查看保存成功的机器人。

图8-41 企业微信群机器人发送测试消息

2. 钉钉群机器人

选择钉钉群机器人页签后，用户需点击左上角的“创建机器人”按钮，随即会弹出一个编辑窗口，供用户编辑钉钉群机器人的账户信息，如图8-42。与企业微信群机器人的创建步骤相似，钉钉群机器人的创建过程也相对直观，这里不再赘述。值得一提的是，在创建钉钉群机器人账户时，与企业微信群机器人账户存在一点显著的区别。那就是，钉钉群机器人在添加时需要设置一个加签密钥。为了获取这个加签密钥，用户需要在钉钉的群机器人配置页面中，进入【安全设置】部分，并勾选【加签】选项。随后，用户可以将生成的【密钥】复制并粘贴到DataFocus平台的对应位置，即【加签密钥】栏中。这一步骤确保了钉钉群机器人在数据传输过程中的安全性和完整性，是创建钉钉群机器人账户时不可或缺的一环。

图8-42 添加钉钉群机器人账户

在配置钉钉群机器人进行消息同步时，还有一个重要的细节需要注意，那就是钉钉群机器人的【安全设置】部分，用户在配置过程中应避免勾选【自定义关键词】这一选项。因为一旦勾选了【自定义关键词】，钉钉群机器人将会对接收到的消息内容进行筛选，只有包含这些关键词的消息才会被正常发送。这样的设置虽然在一定程度上能够提高消息的安全性，但也可能导致一些重要的、但不包含关键词的消息被遗漏，从而影响同步消息的完整性和准确性。因此，为了确保所有相关的消息都能被及时且准确地同步，用户在配置钉钉群机器人时，应谨慎对待【自定义关键词】这一选项，避免不必要的勾选，以保证同步消息的全面性和及时性。

3. 飞书群机器人

选择飞书群机器人页签后，用户需点击左上角的“创建机器人”按钮，随即会弹出一个编辑窗口，供用户编辑飞书群机器人的账户信息，如图8-43。和钉钉群机器人账户配置相同，在这一步骤中也需要填写加签密钥。为了获取加签密钥，用户需要在飞书的群机器人配置页面中，找到并勾选【安全设置】下的【签名校验】选项。一旦勾选完成，系统将自动生成一个【密钥】，用户只需将这个密钥复制下来，并粘贴到相应的配置界面中，即可完成加签密钥的设置。

图8-43 添加飞书群机器人账户

同时需要注意，与企业微信和钉钉类似，飞书群机器人在【安全设置】也存在【自定义关键词】选项，为了避免因关键词过滤而导致消息无法接收的情况，用户应谨慎对待这一选项，尽量不要勾选。

8.6.2 同步消息

在完成机器人管理配置后，用户可立即创建同步消息任务，实现关键业务数据的实时自动化推送。该功能通过预置的企业微信、钉钉、飞书等平台机器人，将数据看板、历史问答等资源内容转化为动态消息，精准触达目标群组。在同步消息页签，点击左上角的“新增任务”，即可开始增加并配置同步消息任务。左侧为任务基础信息配置区，右侧为功能配置区。首先在左侧编辑任务名称，输入“教材_测试同步消息”，然后选择需要推送信息的平台下的群机器人，此处可选择刚刚示例创建的“教材_企业微信群机器人”，如图8-44。

图8-44 新增同步消息任务

配置完成后即可在右侧面板正式开始配置同步消息任务，包括：①配置绑定资源；②配置触发条件；③配置消息内容。

1. 绑定资源

接下来正式开始配置同步消息任务，第一步配置同步消息可使用的资源——配置绑定资源。可绑定的资源包括数据看板、数据应用和历史问答，满足不同场景发送数据内容的需求，如图8-45。

图8-45 可绑定资源类型

在同步消息任务中，当需要将特定主题下的多维度分析结果集中推送时，选择整个数据看板作为绑定资源是最佳实践。数据看板本质上是围绕某一业务主题整合的系列历史问答集合，能够将关联性强的指标和分析视图打包推送。例如生产安全场景，工厂设备看板通常包含“设备故障率”“能耗趋势”“保养记录”等关联指标，选择绑定整个看板后，每班次自动推送至车间管理群，值班人员通过一条图文消息就能同步掌握设备健康状态、能源消耗情况与维保进度，实现从数据监控到巡检执行的闭环管理。再比如在零售场景中，电商销售分析看板可能整合了“销售额”“实时客流量”“热销商品Top10”等多个关联问答，选择绑定整个看板后，系统每小时自动将全部核心指标推送至管理群。这种方式让管理层无需逐个打开不同分析页面，通过单条消息即可纵览销售趋势、客流高峰时段及商品排行等全局动态。

当用户需要此类综合信息推送时，只需在绑定资源类型中选择“数据看板”，通过搜索框输入看板名称（如“电商销售分析”）即可快速定位目标资源，如图8-46。这种配置方式特别适用于需要系统性展示业务全貌、促进跨团队协作或支持高层决策的场景。

图8-46 搜索可绑定资源

选择看板后，下方会显示该看板包含的所有可用历史问答，如图8-47。

图8-47 可用的历史问答数据

在同步消息任务中选择数据应用作为绑定资源，通常适用于需要按业务模块推送层级化分析内容的场景。数据应用通过菜单结构将多个看板组织为逻辑关联的模块，尤其适合需要分层级、分主题展示复杂业务体系的场景。以制造业的BOM（物料清单）分析为例，某企业的“BOM分析”数据应用包含“生产计划分析”、“半成品分析”、“工作中心分析”、“工时分析”等核心菜单模块。当用户绑定“半成品分析”菜单时，该模块下可能整合了“产能情况”、“残次品报废入库”等多个关联历史问答。此时可配置同步消息每日推送该“BOM分析”数据应用图文链接至生产管理群，帮助管理者快速定位效率瓶颈。

操作时，用户只需在绑定资源类型中选择“数据应用”，通过搜索框定位目标应用（如BOM分析），再选择该数据应用下的某个菜单列表（如半成品分析），选择后会展示该菜单看板下的可用历史问答，如图8-48。

图8-48 数据应用选择菜单列表

选择数据应用下的具体菜单看板时，需注意两个关键作用：①推送内容聚焦。系统默认以所选菜单看板 “半成品分析”菜单作为初始视图（如生成图文链接时默认打开该菜单页面），但接收者可自由切换到同数据应用下的其他菜单如跳转到“生产计划分析”或“工时分析”），实现跨模块数据查看；②数据引用约束：后续配置消息内容时，仅能引用该菜单看板内的历史问答数据。例如绑定“半成品分析”菜单后，引用“残次品报废入库”Top 5的物料数据，确保消息中引用的数据与当前业务场景强相关。

而当需要针对单一分析主题进行高频、精准的信息推送时，选择历史问答作为绑定资源是最优解。历史问答聚焦于特定业务问题的分析结果，能够直接推送结构化数据与可视化图表，适合快速响应关键指标的变化。例如，在高频事件追踪场景中，我们可以绑定“当日订单取消率”的历史问答，并设定为每小时自动推送一次数据更新。一旦取消率出现异常增长，系统会立即通知客服负责人，以便迅速着手调查原因。另一应用场景是固定分析结论的定期推送，如每日自动发送“门店销售额Top10”的历史问答结果，其中包含排名信息、同比数据以及直观的可视化柱状图，为区域经理的迅速决策提供有力支持。 具体操作为，在绑定资源类型中选择“历史问答”，通过搜索框输入名称（如“门店销售额Top10”）定位目标问答，即可轻松完成资源的关联绑定，如图8-49。

图8-49 绑定历史问答

2. 配置触发条件

在绑定资源配置妥善完成后，接下来便是配置触发条件的关键步骤。DataFocus为用户提供了两种灵活的触发方式：定时触发与条件触发，以满足多样化的信息推送需求。定时触发功能允许用户根据预设的时间规则自动执行推送任务，它进一步细分为简单重复和明细频率配置，用户可根据实际需求选择适合的时间间隔。

此模式适用于那些需要按照固定周期频繁执行的任务。用户可以配置从每月的第X天开始，每隔Y天/小时/分钟，在特定的几时几分几秒启动任务。例如，为了确保销售团队每日都能获取到最新的销售数据，以进行及时的业绩分析和策略调整，我们可以设置这样一个任务：从每月的第1天开始，每隔1天（即每天），在早上8:00自动触发，推送“门店销售额Top10”的历史问答结果。这种设置简单明了，非常适合日常报告和周期性数据分析的推送需求，如图8-50。

图8-50 简单重复定时触发

另一种明细频率模式则提供了更为精细的时间配置选项。用户可以指定执行的具体时间（如几点几分）、执行日（如每月的第几天或每周的星期几）以及执行月（如每年的哪几个月）。例如，为了满足管理层对月度销售总结的即时需求，我们可以设置这样一个任务：在每月的第一天早上8:00自动触发，推送“上月销售情况”的历史问答，如图8-51。这种设置更加灵活，能够精准匹配到特定的时间节点，非常适合月度/季度财务报告发布等需要在特定日期或时间发布重要信息的场景。

图8-51 明细频率定时触发

而条件触发，顾名思义，是基于预设的数据条件来自动触发信息推送的功能。它不再局限于固定的时间间隔，而是根据数据的实时变化来动态调整推送时机。这一特性使得条件触发在需要即时响应数据变化的场景中尤为适用。为了避免因频繁触发而导致的信息过载，条件触发功能支持冷却时间的配置。这一设置允许用户在满足触发条件并执行一次任务后，设定一个暂停执行的时间段，以确保用户有足够的时间来处理和响应上一次触发的信息。默认冷却时间由运维管理员配置的，但是每个同步消息任务都可以单独配置冷却时间，优先级将高于运维管理员配置的默认冷却时间，如图8-52。

图8-52 冷却时间

在配置条件触发时，用户需要首先选择问答，即上一步绑定资源后显示的可使用的历史问答，条件触发将基于历史问答的数据进行配置，如图8-53。

图8-53 选择历史问答

然后从已绑定的历史问答中指定一个数据列作为触发条件列。基于这个列的数据值，用户可以灵活设置触发条件，如当数据值达到、超过或低于某个阈值时，系统便自动执行推送任务，如图8-54。

图8-54 选择列

此外，为了满足更复杂的信息推送需求，用户还可以根据需要添加多个触发条件，并且这些条件之间遵循逻辑“与”的关系。这意味着，只有当所有设定的条件同时满足时，系统才会触发信息推送。这种设计确保了推送的精准性和有效性，避免了因单一条件触发而导致的误报或漏报。以每日更新的销售数据为例，用户可以固化最新的门店销售额Top 10产品及前一天销售额的历史问答。为了及时提醒经理关注销售额持续低迷的产品，用户可以设置一个触发条件：当连续两天的销售额都小于2000时，系统将该问答推送给经理。为了实现这一需求，用户可以同时配置两个条件：一是当前日的销售金额列小于2000，二是前一日的销售金额（即历史数据中的对应列）也小于2000，如图8-55。只有当这两个条件同时满足时，系统才会执行推送任务。

图8-55 多条件触发

3. 配置消息内容

下一步，配置消息内容。消息支持文本与图文两种类型，用户可根据需求灵活选择。文本消息适用于需快速触达的即时通知或简短数据摘要（例如库存预警、设备状态提醒），通过简洁的文字和关键数值直接传递核心信息；图文消息则更适合需要展示高密度信息或引导深度分析的场景（例如季度经营报告、多维度业务看板），通过图文结合的形式提供完整上下文。这两种方式可以通过按钮进行切换，如图8-56。

图8-56 配置消息内容的两种方式

尽管两者形式不同，但均支持动态引用数据资源，确保信息实时性与准确性。以文本消息为例，文本配置框左侧的区域会显示绑定资源的可使用的历史问答，以数据表的形式呈现，引用这些数据一共有三种方式。第一种是引用单个单元格数据，只需点击数据表的单元格即可引用具体的数据。引用单个单元格数据适用于精准提取关键指标的场景。例如，某公司每日推送“总部大楼能耗日报”，数据表固定为单行结构（如“日期”“总用电量”“峰值功率”三列）。若需推送当日总用电量，可直接点击“总用电量”单元格插入变量，消息自动生成“总用电量为千瓦时，峰值功率为千瓦”，无需考虑多行数据干扰。这种引用方式依赖表格结构的稳定性，适合行数固定、字段明确的场景，如图8-57。

图8-57 引用单个单元格数据

第二种则是引用整个问答表格，这种引用将显示该问答表格的所有数据，适用于推送结构化数据摘要的场景。例如，电商运营团队每日推送“热销商品Top10”排行榜，点击引用整个问答表格按钮，将插入完整表格后消息自动生成带格式的商品名称、销量、增长率相关的数据列表，区域经理通过一条消息即可掌握全局销售趋势，快速调整促销策略，如图8-58。

图8-58 引用整个问答表格

第三种则是引用整行数据，点击行索引即可引用该行数据，适用于展示单条记录完整信息的场景。例如，某物流系统追踪包裹状态时，数据表包含“包裹编号”“当前状态”“滞留时长”三列，且按滞留时长降序排列。若某包裹滞留超时，点击第一行数据的行索引，即可引用整行数据，消息将直接显示滞留时间最长的包裹进行提醒，如图8-59。物流主管无需解析字段含义，即可快速定位问题包裹，提升异常处理效率。

图8-59 引用整行数据

若需增强信息表现力，可配置图文链接消息。图文链接消息通过结合视觉元素与深度交互能力，为数据协同提供了更丰富的表达方式。其核心价值在于将关键信息浓缩为可快速消化的摘要，同时保留一键跳转至完整分析环境的路径，满足从速览到深挖的全链路需求。图文链接地址默认是“绑定资源地址”，封面默认“使用绑定资源封面”，两者都支持自定义修改。图文链接可以配置“登陆查看”或者“无需登陆”。

在数字媒体运营场景中，图文链接消息可绑定“数字媒体运营分析”看板，标题直接点明分析主题，描述中嵌入核心指标——“公众号粉丝数已达人，关注人数完成率为”，消息链接指向包含用户互动热区、内容转化漏斗、用户画像的交互式看板。市场团队或外部内容服务商通过“无需登录”权限即可查看各维度数据，直接基于爆文规律调整选题策略，或参考用户活跃时段优化推文发布时间，既避免了反复导出后台数据的繁琐操作，又通过动态数据共享确保协作方始终基于最新结论决策，实现内容质量与运营效率的双向提升，如图8-60。

图8-60 图文链接

配置完成后，可点击测试发送，此时群机器人将按照配置立即推送一条消息，如图8-61。

图8-61 测试发送

确认无误，即可点击保存，保存成功后在列表进行查看。同步消息状态有两种，挂起和运行，点击即可切换，挂起状态将停止任务，如图8-62。

图8-62 挂起任务

8.6.3 定时推送

定时推送功能允许用户在预设时间点或按固定周期，将数据内容通过邮件自动发送至指定用户或群组。例如，某零售企业每周一自动推送区域销售报告至管理层邮箱，内容既包含可视化看板的全局趋势，也提供原始数据供业务团队深度分析。通过定时推送，用户可以更加高效地管理信息流，避免信息的遗漏与延误，从而为决策与行动的高效协同提供有力支持。用户在定时发送模块的定时推送页签，点击左上角的新增任务，即可开始配置定时推送，如图8-63。

图8-63 新增定时推送任务

1. 推送对象

在定时推送任务配置中，首先需要绑定推送的内容资源。这些资源可以是数据看板或者历史问答等。例如此处选择推送的对象为数据看板“电商销售分析大屏”，如图8-64。

图8-64 推送对象

2. 推送方式

定时推送支持多种发送方式，以满足不同用户的需求。用户可以选择将推送内容导出为PDF或Excel格式的文件。PDF格式的文件适合作为正式的报告或文档，而Excel格式的文件则便于用户进行数据的进一步分析和处理， 如图8-65。

图8-65 推送方式

3. 接收对象

定时推送的接收对象可以是系统中的任何用户，只要这些用户已经绑定了自己的邮箱账户。推送内容将会通过邮件发送，这种方式具有灵活性和可追溯性，用户可以随时查看邮件内容，并作为沟通的依据。用户可以根据自己的需求，将推送内容发送给指定的用户或指定角色的用户，如图8-66。

图8-66 接收对象

4. 邮件主题及内容

在创建或编辑定时推送任务时，用户可以在任务配置界面中输入邮件主题。用户需要在这个字段中输入一个简洁明了、能够准确反映邮件内容的主题。这个主题将作为邮件的标题，在收件人的邮箱中显示，帮助收件人快速了解邮件的大致内容。除了邮件主题外，用户还可以根据需要配置邮件正文，添加一些额外的说明或提醒信息，如图8-67。

图8-67 邮件主题及内容

5. 任务开始时间和结束时间

开始时间：用户可以选择任务立即开始，也可以指定一个未来的时间点作为任务的开始时间。这允许用户根据自己的需求，灵活安排任务的启动时机。

结束时间：用户可以选择指定一个时间点作为任务的结束时间，也可以设置任务无期限运行。如果设置了结束时间，任务将在到达指定时间点后自动停止。这有助于用户控制任务的持续时间，避免不必要的资源消耗，如图8-68。

图8-68 开始时间和结束时间

6. 频率设定

在定时推送功能的配置中，推送频率是关键要素之一。用户可以根据需求，灵活设置任务的执行时间与频率。对于简单重复的任务，用户需指定起始日，即每月从哪一天开始执行，并选择任务执行的间隔时间，如每隔多少天、小时或分钟。同时，用户还需明确每天执行的具体时间点，如图8-69。

图8-69 简单重复

对于需要更精细控制的任务，明细频率配置提供了更多选项。用户可设定任务在每天的何时执行，以及配置执行日指定任务在每月的哪些天执行，如图8-70。

图8-70 明细频率配置

7. 失败重试

在定时推送任务中，由于网络问题、接收方服务不稳定或其他外部原因，可能会导致任务执行失败。为了确保信息的完整性和准确性，定时推送引入了失败重试机制。用户可以配置重试次数，即当任务执行失败后，系统会自动重新尝试执行该任务，直到达到预设的重试次数或任务成功为止，如图8-71。

图8-71 失败重试

配置完成后，即可等待系统在指定时间向指定用户邮箱推送消息。若推送方式选择了EXCEL或PDF，那么他们将会以附件形式呈现在邮件中，邮件正文则为配置的邮件内容及推送对象的图片，如图8-72。

图8-72 定时推送邮件

8.7 系统公式

系统管理中的公式不同于普通的增加公式列，这里的公式设置指的是通过自定义新的 计算规则创建新公式。自定义公式包括设定参数和计算规则。其中参数可以是一个独立的变量，也可以绑定数据表种的某个列；计算规则支持四则混合运算和系统函数。自定义公式创建完成后，可以在搜索页面和创建关联中间表页面中添加公式时直接使用。

8.7.1 新增自定义公式

具体操作如下：
（1）点击“新增自定义公式”按钮，弹出“新增自定义公式”弹窗；
（2）命名公式，填写描述，添加公式用到的参数，参数格式包括integer、double、number、date、bool、string；
（3）输入公式内容，其中在输入函数时会有智能提示，如图8-73；
（4）公式输入完成，提示公式格式正确，点击“确定”，该公式会出现在自定义公式列表下，如图8-74。

图8-73 新增自定义公式

图8-74 自定义公式列表

8.7.2 编辑自定义公式

将鼠标移至自定义公式上方，点击“编辑”图标按钮，在弹出“编辑自定义公式-XXX”（XXX为自定义公式的名称）的弹窗中，对公式进行编辑后，点击“确定”即编辑保存，如图8-75。

将鼠标移至自定义公式上方，点击“删除”图标按钮，弹出“删除”弹窗，点击“确定”即删除该自定义公式。

图8-75 编辑自定义公式

8.8 接口鉴权

仅超级管理员（admin）和拥有系统管理员角色权限的用户有查看、新增和编辑接口鉴权的权限。接口鉴权于第三方API接口鉴权。进入系统管理模块，选择“接口鉴权”。单击“新增接口鉴权”按钮，实现新增，如图8-76。

图8-76 新增接口鉴权

将鼠标移至新建的接口鉴权上，可以对建成的接口任务进行配置，例如停用、查看密钥、编辑、删除，如图8-77。

图8-77 查看接口密钥

开发者可以通过新增承载令牌获得调用DataFocus开放API能力密钥，参考DataFocus的API调用文档，替换Demo代码中的密钥即可使用。承载令牌可以停用和删除，也可以修改名称和描述。

8.9 主题配置

主题配置模块是对DataFocus导航条及主题风格的自定义设计。如图8-78，在主题配置模块可以对DataFocus选择默认或商务两种主题风格，可以选择已有的主题色，也可以自定义，或者分区选择头部导航背景的颜色。

图8-78 系统主题配置

8.10 首页推荐

用户登录系统默认首页时，会看到热门问题推荐栏位，这些问题就是通过首页推荐配置的。默认情况下，系统会根据数据表自动生成推荐问题，但是这些推荐问题往往不含有实际的业务含义，管理员可以根据具体业务情况将各部门用户常用提问，通过配置修改首页展示的数据表及问题，引导用户探索数据，推荐组合可以添加多组，系统将在首页推送该用户拥有表权限的首个推荐组合，如图8-79。

图8-79 首页推荐

本章小结

本章是对系统管理功能模块的整体介绍，最核心的内容就是DataFocus的角色、组织架构和数据权限配置方法。资源打包入自定义角色后，即可在组织架构后编辑或用户列表页面选择自定义角色置于目标部门或用户中，编辑完成后，该岗位或用户就拥有了自定义角色中的所有资源。值得一提的是，在DataFocus系统中，引入了项目管理的概念，资源管理员可以对系统资源进行打包管理和配置。

课后习题

1.为你的DataFocus系统新建自定义角色，为自定义角色配置资源权限。
2.在你的云应用中邀请多个用户，搭建组织架构，并分配角色（包括系统角色和自定义角色），其他用户登录访问，查看系统权限和资源权限是否生效。